GrBusinessForum
Η ελληνική κοινότητα του επιχειρείν
1 likes Gauss  

Θέλει ο συνέταιρος να φτιάξει μια καινούργια επιμόρφωση σχετικά με τη διαχείριση εργασιών, η οποία μου φαίνεται χαζομάρα, αλλά μπορεί να κάνω και λάθος. Γράφει ένα άρθρο πρώτα για να τεστάρει αντιδράσεις. Το έχει ονομάσει «Εβδομαδιαίες ρουτίνες». Υποστηρίζει ότι το να διαχειρίζεσαι τις δουλειές με tasklist είναι αγχωτικό, γιατί ποτέ δεν τελειώνουν. Σβήνεις μία δουλειά, προστίθεται άλλη και σε βάθος χρόνου όλο αυτό το πράγμα δημιουργεί stress.

Συνιστά λοιπόν να πετάξουμε την tasklist και να φτιάξουμε ρουτίνες. Κάθε Δευτέρα θα κάνω αυτά, κάθε Τρίτη αυτά κλπ. Του είπα ότι δεν το βλέπω ρεαλιστικό. Εντωμεταξύ οι περισσότεροι εκεί στο φόρουμ τον βλέπουν σαν γκουρού και προσπαθούν να εφαρμόσουν αυτά που λέει. Τους βλέπω και στρεσσάρονται.

Με ρωτάει ένας: εσύ πώς εφαρμόζεις τις Εβδομαδιαίες Ρουτίνες του Jean ?

Του απαντάω: Δεν τις εφαρμόζω καθόλου, γιατί δεν με βολεύει αυτό το σύστημα.

-Και τι σύστημα έχεις;

-Έχω calendar και tasklist. Τις σχέσεις προς τρίτους τις διαχειρίζομαι με βάση το χρόνο, γιατί δεν μπορώ να κάνω αλλιώς πχ ραντεβού, προθεσμίες κλπ. Τις υπόλοιπες με βάση την ενέργεια μου. Βάζω μία βαθμολογία από 1 έως 5 ανάλογα τι κόπο προυποθέτουν. Αυτό με βοηθάει να είμαι πάντα παραγωγικός, γιατί ανάλογα με την ενέργεια μου διαλέγω και την ανάλογη εργασία χωρίς να κουραστώ. Το πρόβλημα είναι ότι με αυτόν τον τρόπο δεν μπορείς να ακολουθήσεις ακριβές πρόγραμμα. Αν θες ακριβές πρόγραμμα χρησιμοποιείς ένα άλλο σύστημα πχ με προτεραιότητες (σπουδαίο, επείγον κλπ)

Τα διαβάζει αυτά ο Jean και μάλλον φοβούμενος μην αμφισβητηθεί, προσθέτει και την ενέργεια στην εξίσωση. Για να το στηρίξει, ψάχνει και βρίσκει μία μελέτη που μιλάει για τη διακύμανση της ενέργειας κατά τη διάρκεια της βδομάδας και βγάζει ένα πρόγραμμα χειρότερο από το πρώτο.

Κάθε Δευτέρα επιθεώρηση εβδομαδιαίου προγράμματος, δοσοληψίες με υπηρεσίες και τεχνικά θέματα, κάθε τρίτη το παραγωγικό κι αναπτυξιακό έργο, Τετάρτη και Πέμπτη συνηθισμένες εργασίες, Παρασκευή κοινωνικά δίκτυα, Σαββατοκύριακο ρεπό.

Δηλαδή εκεί που το άφηνε ελεύθερο τι κατηγορία εργασιών θα βάλει κανείς κάθε μέρα, τώρα τις ορίζει κιόλας.

Είναι δυνατόν να δουλέψει ένα τέτοιο σύστημα;

---

Αν θέλετε σχολιάστε ή γράψτε τα δικά σας συστήματα.

26-02-2020 13:37 Παράθεση
2 likes George Gauss  

Ενδιαφέρον θέμα Marco Polo. 

Η διαχείριση εργασιών μεταφράζεται κυρίως σε διαχείριση του χρόνου και είναι μία ικανότητα που πρέπει να έχει κανείς αν θέλει να έχει μία πετυχημένη επαγγελματική πορεία, με λιγότερες εκπλήξεις, προβλήματα αλλά και άγχος.

Εγώ χρησιμοποιώ μία απλή μέθοδο αλλά πολύ αποτελεσματική για εμένα, που την χρησιμοποιώ χρόνια τώρα:
Αποθηκεύω όλες τις εργασίες στο email μου, και τις ταξινομώ με βάση το πόσο επείγουσα και σημαντική είναι η κάθε μία. Έχω 3 κλίμακες προτεραιότητας, τις σημαντικές εργασίες που πρέπει να γίνουν οπωσδήποτε ή άμεσα, τις μέτριες και τις ψιλοαδιάφορες, δηλαδή αυτές που μπορούν να περιμένουν ή που δεν είναι τόσο σημαντικές.

Οι περισσότερες δουλειές που πρέπει να κάνω έρχονται μέσω email οπότε τις ταξινομώ με το που τις ανοίγω. Για τις υπόλοιπες που δεν υπάρχει email, στέλνω ένα email στον εαυτό μου με τη δουλειά που πρέπει να γίνει. Για τον χαρακτηρισμό, χρησιμοποιώ τα σημαιάκια που έχει το outlook, με διαφορετικό χρώμα για κάθε κατηγορία. 

Με αυτόν τον τρόπο, δεν έχω ξεχάσει ποτέ μου ούτε μία δουλειά, δεν έχω χάσει ποτέ μου προθεσμία λόγω κακής οργάνωσης και έχω να περηφανεύομαι ότι παρακολουθώ τα πάντα πολύ οργανωμένα. 

Απ την άλλη μεριά, αυτές οι to do list (λίστες εργασιών) μοιάζουν λίγο με λερναία ύδρα, δηλαδή μία δουλειά τελειώνεις και 2 ανοίγονται, και καταλήγεις να κυνηγάς συνεχώς την ουρά σου και να χάνεις την απόλαυση και την ολοκλήρωση της δημιουργίας, αφού είσαι συνεχώς προσηλωμένος στο τι έχεις να κάνεις και δεν κάθεσαι να αναλογιστείς και να χαρείς για όσα έχεις ήδη κάνει. Θα μου πεις, αυτή είναι η φύση της δουλειάς σε όλον τον κόσμο εδώ και αιώνες. 

Πρόσφατα διάβασα ένα ωραίο άρθρο, που εξηγεί γιατί δεν πρέπει να κυνηγάμε μονίμως μία "λίστα εργασιών" αλλά να φτιάχνουμε και μία "λίστα ολοκληρωμένων εργασιών" και να αντλούμε τη χαρά και την ικανοποίηση μέσα από αυτήν για όσα καταφέραμε.

Εδώ το άρθρο:

https://medium.com/an-idea-for-you/screw-your-to-do-list-you-need-a-done-list-ede0b82c748

26-02-2020 14:35 Παράθεση
1 likes Gauss  
Παράθεση από Evi, 26-02-2020 14:35:Εδώ το άρθρο:

https://medium.com/an-idea-for-you/screw-your-to-do-list-you-need-a-done-list-ede0b82c748


Πολύ ενδιαφέρον άρθρο. Θα κάνω μία done list κυρίως για μέτρηση παραγωγικότητας. Thanks.

26-02-2020 15:12 Παράθεση
1 likes Gauss  

Μεγάλη συζήτηση. Έχει να κάνει και με το τι είδους δουλειά κάνει κάποιος. Υπάρχουν δουλειές που έχουν να κάνουν με έργα ή ξενιστί projects που το καθένα διαρκεί πολύ και σπάει σε μικρότερα κομμάτια. Για παράδειγμα ένας μηχανικός, ένας δικηγόρος, ένας προγραμματιστής, κλπ. Και υπάρχουν και δουλειές που είναι καθαρά εργασίας, δηλαδή μία στοίβα από εργασίες παρόμοιες, μικρής διάρκειας συνήθως, όπως ο ταμίας σε κάποια τράπεζα, η τηλεφωνήτρια στην εξυπηρέτηση πελατείας, ένας εργάτης αποθήκης, ένας μάγειρας στα mc donalds, μία κομμώτρια, κ.ο.κ.

Στην πρώτη περίπτωση θέλει ικανότητα ώστε να μπορείς να ταξινομείς τις προτεραιότητες, να φτιάχνεις αξιόπιστα χρονοδιαγράμματα, να προσαρμόζεσαι γρήγορα σε αλλαγές, κ.α Μοιάζουν δηλαδή με τα καθήκοντα του project manager

Στη δεύτερη περίπτωση που έχεις τη στοίβα, χρειάζεται ικανότητες σαν αυτές που περιγράφει η Evi παραπάνω, ώστε να παρακολουθείς όλες τις εργασίες χωρίς να γίνονται λάθη, να χάνονται προθεσμίες, κλπ Το κακό με αυτά τα είδη δουλειάς είναι ότι ο όγκος τους δεν είναι συγκεκριμένος και οι εργασίες εμφανίζονται στη διάρκεια της ημέρας χωρίς να μπορείς να τις προβλέψεις, όπως πχ σε ένα ταμείο τράπεζας που δεν ξέρεις τι σε περιμένει στη δουλειά όταν πας το πρωί. 

Εσύ Marco Polo αναφέρεσαι περισσότερο σε έργα (projects) ή σε εργασίες (tasks);


26-02-2020 16:43 Παράθεση
1 likes Gauss  

Παράθεση από Iasonas, 26-02-2020 16:43:

Εσύ Marco Polo αναφέρεσαι περισσότερο σε έργα (projects) ή σε εργασίες (tasks);


Αναφέρομαι περισσότερο σε εργασίες (tasks). Θα μπορούσαμε βεβαίως να μιλήσουμε και για έργα (projects), αν συμφωνήσουμε στον ορισμό, γιατί δεν είναι ο ίδιος για όλα τα επαγγέλματα.

Στο coaching (personal/business) που δουλεύω, κάθε δουλειά που έχει πάνω από μία εργασία(task) θεωρείται project, πχ το να βρώ έναν νομικό για την επιχείρηση: 1. διερεύνηση 2. συναντήσεις 3. συμφωνία  Δεν έχει να κάνει αναγκαστικά με τον όγκο εργασιών και το χρόνο.

Αν μία δουλειά έχει επαναλαμβανόμενες εργασίες (tasks) εμείς τη λέμε Πρόγραμμα πχ εκμάθηση γλώσσας, χάσιμο βάρους κλπ

Η έννοια του project μπορεί να είναι διαφορετική για έναν άλλον κλάδο πχ αρχιτέκτονα.




26-02-2020 20:53 Παράθεση
2 likes Gauss Evi  

Παράθεση από Evi, 26-02-2020 14:35:

Οι περισσότερες δουλειές που πρέπει να κάνω έρχονται μέσω email οπότε τις ταξινομώ με το που τις ανοίγω. Για τις υπόλοιπες που δεν υπάρχει email, στέλνω ένα email στον εαυτό μου με τη δουλειά που πρέπει να γίνει. Για τον χαρακτηρισμό, χρησιμοποιώ τα σημαιάκια που έχει το outlook, με διαφορετικό χρώμα για κάθε κατηγορία.


Το κάνω κι εγώ για απλές δουλειές που έρχονται απέξω. Η χρήση tags βοηθάει πολύ. Δεν ξέρω αν είναι δυνατόν να μεταφέρει κανείς τη διαχείρηση των εργασιών του σε ένα πρόγραμμα email. Εξαρτάται βέβαια και από το τι δυνατότητες δίνει αυτό. Για μένα είναι σημαντικό να μπορείς να προσθέτεις και σημειώσεις. Ίσως κάποια προγράμματα emails να έχουν addons.

Είμαι σε λίνουξ και χρησιμοποιώ ένα ελαφρύ προγραμματάκι που δεν έχει και πολλά πολλά. Με αφορμή το ποστ σου ξαναδοκίμασα το thunderbird που χρησιμοποιούσα παλιά και μου φάνηκε βαρύ. Outlook προφανώς δεν υπάρχει για λινουξ.

Για συνεργασία σε project χρησιμοποιώ το trello

Για βιντεοεπικοινωνία έχω το Meet Jitsi που δουλεύει με οποιονδήποτε πελάτη γιατί αρκεί να στείλεις ένα λινκ.


26-02-2020 21:23 Παράθεση
1 likes George  

Παράθεση από Marco Polo, 26-02-2020 21:23:

Το κάνω κι εγώ για απλές δουλειές που έρχονται απέξω. Η χρήση tags βοηθάει πολύ. Δεν ξέρω αν είναι δυνατόν να μεταφέρει κανείς τη διαχείρηση των εργασιών του σε ένα πρόγραμμα email. Εξαρτάται βέβαια και από το τι δυνατότητες δίνει αυτό. Για μένα είναι σημαντικό να μπορείς να προσθέτεις και σημειώσεις. Ίσως κάποια προγράμματα emails να έχουν addons.

Είμαι σε λίνουξ και χρησιμοποιώ ένα ελαφρύ προγραμματάκι που δεν έχει και πολλά πολλά. Με αφορμή το ποστ σου ξαναδοκίμασα το thunderbird που χρησιμοποιούσα παλιά και μου φάνηκε βαρύ. Outlook προφανώς δεν υπάρχει για λινουξ.

Για συνεργασία σε project χρησιμοποιώ το trello

Για βιντεοεπικοινωνία έχω το Meet Jitsi που δουλεύει με οποιονδήποτε πελάτη γιατί αρκεί να στείλεις ένα λινκ.


Πολύ ωραίο το Meet Jitsi φίλος, δεν το ήξερα! Να που κάτι καινούργιο μαθαίνουμε καθημερινά.

Για συνεργασία σε ομάδα, έχω χρησιμοποιήσει το Atlasian Jira στην προηγούμενη εταιρία που δούλευα και είμαι πολύ ικανοποιημένος. Είναι από τα πιο γνωστά εξ άλλου. Πολύ καλό ήταν και το Hipchat για εσωτερικό chat μεταξύ των υπαλλήλων. Ουσιαστικά το 80% της ενδοεταιρικής επικοινωνίας στην προηγούμενη εταιρία που δούλευα, γίνονταν μέσω αυτού.  

Το Jira έχει πολλές δυνατότητες, μεταξύ αυτών και τη χρονομέτρηση των εργασιών. Και φυσικά προσθήκη σχολίων που ανέφερες, που είναι πολύ σημαντικά. Για το outlook είχα ψάξει να βρω αν μπορείς να προσθέσεις σχόλια στα email, αλλά δε βρήκα κάτι. Ίσως έχει add-in όπως λες, αλλά δεν το είχα ψάξει τόσο πολύ. Αν είναι κάτι σημαντικό πάντως, μπορείς να γράψεις ένα καινούργιο email με τα σχόλια σου, στην αλυσίδα του email και να το στείλεις στον εαυτό σου. Θέλει προσοχή όμως μετά στις απαντήσεις-προωθήσεις να μην στείλεις κατά λάθος τα σχόλια αυτά σε κάποιον παραλήπτη, γιατί έχουν γίνει χοντρές πατάτες με αυτά. 

Ωραίο θέμα πάντως και πολύ γενικό, αφού αφορά όλες τις δουλειές.

27-02-2020 08:46 Παράθεση
7 φορές να πέσεις 8 να σηκωθείς
0 likes  
Παράθεση από Marco Polo, 26-02-2020 15:12:

Πολύ ενδιαφέρον άρθρο. Θα κάνω μία done list κυρίως για μέτρηση παραγωγικότητας. Thanks.


Βέβαια αυτό μπορεί να γίνει μόνο για μικρές λίστες εργασιών, δε μπορείς να το κάνεις αν έχεις βουνό εργασιών μέσα στην ημέρα, γιατί και δύσκολα γίνεται και πολύ χρόνο θα σου πάρει.


27-02-2020 18:57 Παράθεση
0 likes  

Εγώ στην τωρινή μου δουλειά δεν έχει νόημα η διαχείριση εργασιών, ούτε χρονοδιαγράμματα, αφού όλα εξαρτώνται από τη ροή των πελατών. Ούτε έχω κάποια τρελή ουρά που πρέπει να κανονίζω την εξυπηρέτηση για να μη δυσαρεστείται κάποιος. 

Παλιότερα όμως έχω κάνει άλλες δουλειές που απαιτούσαν καλή οργάνωση του χρόνου σου, αλλά και του χώρου σου (το θεωρώ εξίσου σημαντικό)

28-02-2020 16:01 Παράθεση
0 likes  

Είδα μία διαφήμιση στο facebook για το worlplace της facebook. Φαίνεται έχουν φτιάξει εργαλείο για ενδοεταιρική επικοινωνία. 

Το έχει χρησιμοποιήσει κανείς; Εδώ ένα demo που βρήκα:


06-03-2020 18:50 Παράθεση
7 φορές να πέσεις 8 να σηκωθείς



Απάντηση: